Visszaélés-bejelentő rendszer működéséről

Az AEROPLEXKözép-Európai Légijármű Műszaki Központ Korlátolt Felelősségű Társaság ( 1185 Budapest, Liszt Ferenc Nemzetközi repülőtér,a továbbiakban „Társaság)”

– a vele munkaviszonyban, illetve bármely szerződéses viszonyban NEM álló személyek, továbbá

– minden olyan személy számára, akinek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához vagy megszüntetéséhez méltányolható jogos érdeke fűződik,

– a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény szerinti bejelentések megtételére,

a jelen tájékoztatóban ismerteteti a visszaélés-bejelentő rendszer használatát, illetve az alkalmazott eljárás menetét:

Hivatkozott bejelentések megtételére a Társaság „Whistleblowing” azaz közérdekű- és panasz bejelentő rendszert üzemeltetet.

A visszaélés-bejelentő rendszer célja annak biztosítása, hogy a mindenkori jogszabályok, és / vagy a Társaság honlapján elérhető Etikai Kódex elnevezésű dokumentumban foglaltak megsértése esetén rendelkezésre álljon a bejelentő védelmét szolgáló, pártatlan kivizsgálást és a szervezet integritásának megőrzését / fejlesztését egyaránt szolgáló, ezirányú szabályozásnak egységesen megfelelő bejelentési csatorna és nyomon követhető eljárásrend.

A Társaság a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvény 7/J.§ (1) bekezdésben írt kötelezésre figyelemmel, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) Korm. rendeletnek megfelelően alakította ki a szervezeti integritást sértő események kezelésére vonatkozó eljárásrendjét, melynek „külső rétege” a jelen ismertetendő szervezeten kívüli bejelentések kezelésére kialakított bejelentési eljárás.

A Társaság munkavállalói számára az ACE1420. sz. szabályzata szerint, integrált, „belső” bejelentések kezelésére alkalmazott rendszer-elemeken keresztül biztosítja bejelentések megtételét, jelen „külső” rendszerelem használatával eszközölt bejelentéseket azonban – a hivatkozott szabályzatban foglalt egyéb elutasítási ok megállapíthatósága hiányában – az ACE1420 sz. szabályzat 1.6 szakasz A) pontjának írásbeli bejelentésekre vonatkozó eljárásrendi idoklással folytatja a bejelentés elintézését.

A bejelentés alapvetően két kategóriában történhet:

A) Panasz:„olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.”

B) Közérdekű bejelentés:„olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.”

I. A bejelentéssel kapcsolatos eljárás

1. Bejelentés megtehető

1.1. Írásban:

– A kinyomtatottan kitöltött űrlap Whistleblowing / Közérdekű bejelentése, integritas@aeroplex.com címre történő elküldésével.

– Postai levélben az „Aeroplex Kft.,1185 Budapest, Liszt Ferenc Nemzetközi repülőtér ” postacímére, „Integritási ügyintéző” címezéssel, illetve „ACE1420 – Kizárólag a címzett által kezelhető adat.” megjelöléssel.

Az írásban tett bejelentésekre vonatkozó adatkezelési tájékoztatás és nyilatkozatok a formanyomtatvány részét képezik.

A visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről a bejelentés megtételével azonos módon visszaigazolást küldünk a bejelentő számára, mely tartalmazza az iktatott esetszámot, valamint az eljárás további menetét.

1.2.Szóban:

Személyesen a megfelelési tanácsadónál, mint integritási ügyintézőnél az AEROPLEX Kft.1185 Budapest, Liszt Ferenc Nemzetközi repülőtér 38-as épület 2.em. 225-ös irodájában munkanapokon 9-14 óra között, illetve egyéb, előzetesen egyeztetett, a Társaság munkavállalói számára bármikor saját eszközeiken kereshető telefonszámon egyeztetett időpontban.

Az integritási ügyintéző a szóban tett bejelentésről a vonatkozó Társasági szabályzat 1. melléklete szerint jegyzőkönyvet vesz fel.

Szóbeli bejelentés esetén a jegyzőkönyv felvételének keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújtunk apanaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályairól.

2. A bejelentés megtételekor annak eredményes kivizsgálhatósága céljából a bejelentő megadja a nevét (jogi személy bejelentő esetén a jogi személy megnevezését, a bejelentő székhelyét és törvényes képviselőjének nevét) és az elérhetőségét, mely nem érinti anonimitásának megőrzésére a bejelentőlapon tett esetleges nyilatkozatát. Az azonosításra alkalmatlan bejelentések kivizsgálása a bejelentés súlyának mérlegelését követően mellőzhető!

A bejelentés kiértékeléséhez szükséges továbbá a szervezeti integritást sértő esemény vagy kockázat leírása, információ rendelkezésre állása esetén a bejelentésben érintettek neve, esetleg munkaköre, szervezeti egysége. Az eredményes bejelentés érdekében kiemelten fontos, hogy a közérdekű bejelentő már a bejelentésében rendelkezésre bocsásson minden olyan tényt, adatot, információt (amennyiben módja van rá, dokumentumok rendelkezésre bocsájtásával is alátámasztva), mely alapján az érdemi vizsgálat lefolytatása érdekében a közérdekű bejelentés beérkezését követően az érintett ajánlatkérőhöz lehet fordulni.

3. A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. A rosszhiszeműen tett bejelentés továbbításra kerülhet az érintett személy és a hatáskörrel rendelkező hatóságok (harmadik személy) részére, amely polgári jogi és büntetőjogi jogkövetkezményekkel is járhat. A jóhiszeműen tett, de az eljárás során megalapozatlannak bizonyuló bejelentések esetén a vizsgálat harmadik személyek értesítése nélkül kerül lezárásra.

5. A bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha

a) a bejelentő a bejelentést személyazonosságának felfedése nélkül tette meg, vagy,

b) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, továbbá,

c) a bejelentést a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap elteltét követően tette meg a bejelentő, végül pedig abban az esetben,

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

2. Kivizsgálás

1. A bejelentésben érintett személyt az előzetes vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.

2. A Társaság a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját – akár jogi képviselője útján is – bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

3. A Társaság a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni.

3. Intézkedés

1. Miután a bejelentést a Társaság kivizsgálja, a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja.

2. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.

3. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Társaság belső szabályzatait vagy a társaság működésére vonatkozó jogszabályokat, úgy a Társaság Ügyvezetője jogszabályban / belső szabályzatban meghatározott intézkedést alkalmazhat.

4. Ha a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg, és / vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást a Társaság lezárja.